Extra kantoorruimte creëren is soms noodzakelijk wanneer een organisatie groeit of wanneer de manier van werken verandert. Toch betekent dat niet automatisch dat er een groter pand nodig is. Ook binnen een bestaande kantooromgeving zijn vaak mogelijkheden om nieuwe werk-, overleg- of concentratieruimtes toe te voegen. Een modulaire werkruimte kan daarbij uitkomst bieden. Zo ontstaat een volwaardige afgesloten ruimte binnen de bestaande kantoorvloer, zonder dat daarvoor direct een complete bouwkundige verbouwing nodig is. 

Wanneer ontstaat behoefte aan extra kantoorruimte? 

Een kantoor dat een paar jaar geleden ruim genoeg was, kan na verloop van tijd minder goed aansluiten op het dagelijkse gebruik. Dat hoeft niet alleen te komen doordat er meer medewerkers zijn. 

Ook de werkzaamheden kunnen veranderen. Hybride vergaderingen zorgen bijvoorbeeld voor meer videogesprekken, terwijl medewerkers tegelijkertijd behoefte houden aan rustige werkplekken. Een open kantoorvloer biedt hiervoor niet altijd voldoende mogelijkheden. 

Daarnaast kan een bedrijf meer kleine overlegmomenten krijgen. Wanneer voor ieder gesprek dezelfde grote vergaderkamer wordt gebruikt, ontstaat al snel een tekort aan geschikte ruimtes. 

Extra kantoorruimte betekent daarom niet altijd dat er meer bureaus nodig zijn. Vaak gaat het juist om het toevoegen van verschillende functies binnen de bestaande vierkante meters. 

Eerst kijken naar de bestaande kantoorvloer 

Voordat wordt besloten om te verbouwen of verhuizen, is het verstandig om te bekijken hoe de huidige ruimte wordt gebruikt. 

Zijn er bijvoorbeeld grote open gedeelten waar relatief weinig werkplekken staan? Worden brede verkeerszones nauwelijks benut? Of staat er een grote vergaderruimte die een groot deel van de dag leeg is? 

Door het gebruik van de kantoorvloer in kaart te brengen, wordt vaak zichtbaar waar nieuwe functies kunnen worden toegevoegd. 

Soms is een relatief klein oppervlak al voldoende om een afzonderlijke concentratieplek of overlegkamer te realiseren. Daardoor kan de rest van het kantoor juist efficiënter worden gebruikt. 

Een afgesloten ruimte binnen een open kantoor 

Open kantoorvloeren zijn praktisch omdat ze veel vrijheid bieden bij de plaatsing van werkplekken. Tegelijkertijd ontstaat er weinig natuurlijke scheiding tussen verschillende werkzaamheden. 

Een medewerker die geconcentreerd een rapport schrijft, zit daardoor soms vlak naast collega’s die een overleg voeren. Ook videobellen en telefoneren kunnen over de hele afdeling hoorbaar zijn. 

Met een modulair kantoor kan binnen zo’n open omgeving een afzonderlijke werkruimte worden gecreëerd. De ruimte wordt afgestemd op de beschikbare locatie en het gewenste gebruik en vormt na plaatsing een vast onderdeel van de kantoorinrichting. 

Zo kan een open verdieping verschillende functies krijgen zonder dat deze volledig met traditionele scheidingswanden hoeft te worden opgedeeld. 

Extra vergaderruimte creëren 

Een tekort aan vergaderruimtes is een veelvoorkomend probleem. Vooral kleine overleggen leggen soms onnodig beslag op grote vergaderkamers. 

Een gesprek tussen twee of vier medewerkers heeft meestal geen ruimte voor twaalf personen nodig. Toch wordt zo’n grote ruimte vaak gebruikt wanneer er geen kleiner alternatief beschikbaar is. 

Door kleinere afgesloten overlegplekken toe te voegen, kunnen de bestaande vergaderkamers efficiënter worden ingezet. 

Grote ruimtes blijven beschikbaar voor teamoverleggen en klantpresentaties, terwijl kortere gesprekken in een compactere ruimte plaatsvinden. Hierdoor ontstaat meer capaciteit zonder dat direct extra vierkante meters aan het pand hoeven te worden toegevoegd. 

Meer plekken voor geconcentreerd werken 

Extra kantoorruimte kan ook bedoeld zijn voor individueel gebruik. In een open kantoor is het niet altijd eenvoudig om langere tijd geconcentreerd te werken. 

Gesprekken, bewegingen en telefoons trekken voortdurend de aandacht. Voor sommige werkzaamheden is dat geen groot probleem, maar bij schrijven, rekenen, analyseren of programmeren kan afleiding hinderlijk zijn. 

Een afgesloten werkruimte biedt dan een alternatief voor het reguliere bureau. 

Medewerkers kunnen de ruimte bijvoorbeeld gebruiken wanneer ze een paar uur ongestoord aan een taak willen werken. Hierdoor hoeft niet iedere medewerker permanent een eigen afgesloten kantoor te krijgen. 

Ruimte voor videobellen en hybride overleg 

Online vergaderen is onderdeel geworden van de normale werkdag. In een open kantoor levert dat echter nieuwe uitdagingen op. 

De deelnemer wil zelf goed verstaanbaar zijn, terwijl collega’s rondom de werkplek zo min mogelijk last moeten hebben van het gesprek. 

Een afgesloten ruimte helpt om deze activiteiten beter van elkaar te scheiden. Hierdoor hoeft iemand niet midden tussen collega’s een online meeting te voeren. 

Ook voor vertrouwelijke klantgesprekken of interne gesprekken is meer privacy prettig. Een eigen werkruimte voor videobellen kan daardoor meerdere functies combineren. 

Geen tijdelijke oplossing, maar onderdeel van het kantoor 

Bij het woord modulair wordt soms gedacht aan iets tijdelijks dat voortdurend wordt verplaatst. Dat hoeft bij kantoorruimtes helemaal niet de bedoeling te zijn. 

De modulaire opbouw maakt het vooral mogelijk om een zelfstandige ruimte binnen een bestaand kantoorconcept te realiseren. Na plaatsing krijgt die werkruimte een vaste positie en wordt deze onderdeel van de totale inrichting. 

Dat biedt een andere benadering dan een losse mobiele scheidingswand of tijdelijk meubel. 

De ruimte kan worden ingericht voor een specifieke functie en vervolgens structureel worden gebruikt als werk-, overleg- of concentratieplek. 

Akoestiek direct meenemen 

Wanneer extra kantoorruimte wordt toegevoegd, is akoestiek een belangrijk aandachtspunt. Een afgesloten ruimte moet immers niet alleen visueel afgescheiden zijn. 

Gesprekken die buiten de ruimte nog woordelijk verstaanbaar zijn, kunnen collega’s alsnog afleiden. Andersom wil de gebruiker van de ruimte ook niet voortdurend alle geluiden van de open werkvloer horen. 

Daarom moet bij het creëren van afzonderlijke werkplekken aandacht zijn voor zowel geluid binnen als buiten de ruimte. 

Daarnaast blijft ook de akoestiek op de rest van de kantoorvloer belangrijk. Een goede combinatie van afgesloten werkruimtes en geluidsabsorberende materialen kan zorgen voor meer rust in het gehele kantoor. 

Ventilatie en verlichting niet vergeten 

Een afgesloten werkruimte moet comfortabel blijven wanneer iemand er langere tijd verblijft. Ventilatie is daarom essentieel. 

Zonder voldoende luchtverversing kan een compacte ruimte snel warm of benauwd worden. Zeker wanneer meerdere personen tegelijkertijd gebruikmaken van de ruimte. 

Ook verlichting vraagt aandacht. Voor normaal bureauwerk is andere verlichting gewenst dan voor een informele overlegplek. Bij veel videobellen is bovendien prettig licht rondom het gezicht belangrijk. 

Deze praktische onderdelen bepalen uiteindelijk sterk of de extra ruimte daadwerkelijk dagelijks wordt gebruikt. 

Extra kantoorruimte binnen een huurpand 

In een huurpand kunnen grote bouwkundige aanpassingen minder aantrekkelijk zijn. Niet iedere huurder wil investeren in vaste muren die later mogelijk weer verwijderd moeten worden. 

Ook kan toestemming van een verhuurder nodig zijn voordat constructieve wijzigingen worden uitgevoerd. 

Een modulair kantoor kan dan een interessante manier zijn om binnen de bestaande verdieping een volwaardige afgesloten werkruimte te realiseren, zonder dat het hele kantoor opnieuw bouwkundig hoeft te worden ingedeeld. 

Welke mogelijkheden er precies zijn, hangt uiteraard af van de ruimte en het gekozen systeem. 

Denk vanuit activiteiten, niet alleen vanuit vierkante meters 

Bij kantoorinrichting wordt vaak gerekend met het aantal vierkante meters per medewerker. Dat geeft echter maar een deel van het antwoord. 

Belangrijker is welke activiteiten medewerkers gedurende een werkdag uitvoeren. 

Moeten ze veel bellen? Wordt er vaak in kleine groepen overlegd? Is er behoefte aan vertrouwelijke gesprekken? Of bestaat het grootste deel van het werk uit geconcentreerde individuele taken? 

Door eerst deze vragen te beantwoorden, wordt duidelijk welke extra ruimtes daadwerkelijk iets toevoegen. 

Een kantoor met honderd bureaus maar zonder rustige overlegplek kan immers minder goed functioneren dan een iets compactere werkvloer met een goede verdeling van verschillende functies. 

Veelgestelde vragen over extra kantoorruimte creëren 

Hoe kun je extra kantoorruimte maken zonder groter pand? 

Door eerst te kijken hoe de bestaande vloer wordt gebruikt. Binnen open kantoorruimtes kunnen bijvoorbeeld afzonderlijke werk-, overleg- of concentratieruimtes worden toegevoegd. 

Moet je altijd verbouwen voor een extra kantoorruimte? 

Nee. Er zijn modulaire systemen waarmee zelfstandige ruimtes binnen een bestaande kantooromgeving kunnen worden gerealiseerd zonder dat daarvoor altijd een traditionele nieuwe kamer hoeft te worden gebouwd. 

Waarvoor kan een extra afgesloten werkruimte worden gebruikt? 

Denk aan individueel concentratiewerk, videobellen, kleine vergaderingen, klantgesprekken of werkzaamheden waarbij meer privacy gewenst is. 

Zijn modulaire kantoorruimtes bedoeld om steeds te verplaatsen? 

Niet noodzakelijk. Het modulaire karakter heeft vooral betrekking op de manier waarop de ruimte wordt opgebouwd en samengesteld. Na plaatsing kan deze juist een vaste en volwaardige plek binnen het kantoor krijgen. 

Meer uit de bestaande kantoorruimte halen 

Extra kantoorruimte creëren hoeft niet automatisch te betekenen dat een bedrijf moet uitbreiden of verhuizen. Vaak kunnen bestaande vierkante meters slimmer worden ingezet door verschillende werkzaamheden beter van elkaar te scheiden. 

Een combinatie van open werkplekken en afzonderlijke ruimtes voor overleg, concentratie en videobellen maakt een kantoor veelzijdiger. Daarbij kan een modulaire werkruimte een vaste functie krijgen binnen de totale kantoorinrichting. 

Door vooraf goed te kijken naar het dagelijkse gebruik, de beschikbare ruimte, akoestiek en gewenste functies ontstaat een kantoor dat niet simpelweg meer plekken biedt, maar vooral betere plekken om te werken.